"Ручний режим" в бухгалтерії допускається чинним законодавством і не тягне санкцій з боку податкової служби або правоохоронних органів. Однак на практиці цей спосіб не просто незручний і дорогий, але і тягне за собою погіршення відносин з контрагентами та фіскалами. Адже куди простіше отримати документи в електронній формі та провести їх в своєму обліку, ніж вводити з з паперової накладної або рахунку-фактури.
Розглянемо докладніше, чи можна вести бухгалтерський облік вручну і як полегшити працю бухгалтера з використанням звичайних офісних додатків без застосування спеціалізованих програм на платформі 1С Підприємство або їх альтернатив.
Зміст
-
Які програми можна використовувати бухгалтеру
-
Основні вимоги до бухгалтерського обліку
-
Чи потрібна економія на веденні обліку
-
Як знизити витрати
Які програми можна використовувати бухгалтеру
Ведення бухгалтерії без спеціальних програм має на увазі використання звичайних додатків, які є на кожному комп'ютері. Найбільш поширений варіант - це електронна таблиця Excel або її безкоштовні аналоги.
Бухгалтера часто використовують електронні таблиці для вирішення додаткових завдань:
- Ведення допоміжних розрахунків;
- Складання звітності для внутрішніх потреб і оперативного управління;
В теорії використовувати електронну таблицю в якості заміни спеціалізованої програми можна. Законодавство навіть дає суб'єкту підприємництво право самостійно розробляти форми первинної документації (за винятком певних документів). Але на практиці такий підхід вимагає здійснення величезної кількості однотипних операцій, що на порядок збільшує навантаження на бухгалтера.
Крім того, ручне ведення обліку тягне з собою додаткові ризики:
Багаторазово підвищується можливість появи помилок, викликаних людським фактором;
Істотно збільшується час пошуку первинних документів в паперових архівах. Крім незручності для керівника, це викликає складності при підготовці відповідей на запити податкової та надання документів під час перевірок;
При ручному обліку складно отримувати зведені і аналітичні дані для прийняття управлінських рішень. Пов'язано це з відсутністю систематизації і неможливості сортування або відбору за заданими критеріями.
Розробники програмного забезпечення пропонують величезну кількість варіантів покупки облікових додатків і підписки на онлайн-сервіси. Тому ведення бухгалтерії вручну економічно вигідно тільки в тому випадку, якщо за місяць компанія відображає в обліку тільки 5-10 господарських операцій. В іншому випадку вести бухоблік відповідно до вимог російського законодавства буде дуже складно.
Основні вимоги до бухгалтерського обліку
Бухгалтер компанії або індивідуального підприємця зобов'язаний документально відобразити і правильно провести по регістрах бухобліку все господарські операції компанії і вибудувати їх по датах здійснення. На перший погляд, це завдання легко вирішується за допомогою простих додатків і паперових журналів.
Проте складнощі починаються тоді, коли правоохоронні органи або посадові особи податкової служби просять надати оригінали або копії первинних документів, на підставі яких зроблено запис в бухобліку. Ситуація ще більш ускладнюється, коли потрібно виявити і усунути виявлену помилку.
Якщо процес автоматизувати за допомогою спеціальних програм, то після кліка на проводці на екран виводиться первинка, на основі якої були зроблені записи. В результаті кожен з документів завжди знаходиться в доступі у бухгалтера, він може перевірити правильність його оформлення.
Ще один важливий момент при веденні бухгалтерії - створення власних первинних документів. Вони потрібні самій компанії і контрагенту, який на їх основі вносить зміни в свій бухгалтерський облік. Законом передбачена можливість використання трьох видів первинки:
Уніфіковані бланки, виготовлені друкарським способом;
Бланки документів, завантажені з спеціалізованих сайтів в інтернеті;
Первинна нерухомість, форма якої розроблена самостійно.
При веденні бухгалтерського обліку за допомогою спеціальних програм первинка друкується вже заповненої на вимогу бухгалтера або іншого працівника компанії. А в деяких випадках паперові документи зовсім не використовуються, обмін юридично значущими паперами виробляється через операторів електронного документообігу.
Додатковий плюс застосування програм - автоматизація всіх рутинних операцій. Наприклад, бухгалтеру досить ввести первинний документ в додаток і натиснути на кнопку Провести. Після чого відбуваються наступні дії:
Внесення операції на рахунку бухгалтерського обліку;
Формування аналітичних звітів з урахуванням нової операції;
Поповнення номенклатури товарів, яку потім можна використовувати в інших документах;
Внесення записів в обов'язкові документи, які вимагає складати податкова служба.
При ручному веденні бухгалтерії неможливо вести аналітичний облік в розрізі покупців, продавців, видів товарів, сум податків.
Чи потрібна економія на ручному веденні обліку
Єдиною перевагою ручного ведення бухгалтерії є відсутність витрат на покупку спеціального програмного забезпечення, а також оплату послуг з технічної підтримки, якщо вона передбачена ліцензійною угодою.
Мінусів у ручного варіанту набагато більше:
Ви або ваш бухгалтер не зможе оперативно скласти та надати акт звірки розрахунків і поставок контрагенту або його формування займе багато часу. А програма створить акт за кілька секунд і відправить його по електронних каналах зв'язку зацікавленій особі.
Велике навантаження на бухгалтерів, викликана відсутністю автоматизації, призводить до появи великої кількості помилок. Наприклад, неправильне проведення звірки призведе до того, що вашій компанії постачальник не доплатить гроші за поставлений товар або послугу.
«Клаптевий облік» загрожує накопиченням великої кількості помилок в обліку, виявити і усунути які буде неможливо. Часто через застосування кількох неспеціалізованих додатків дані губляться, не стикуються між собою і т. П.
Іноді виникає ситуація, коли первинний документ двічі проводиться з обліку або не проводиться зовсім. Після цього для виявлення помилки бухгалтер витрачає години і дні свого робочого часу, щоб виявити і усунути розбіжність в даних.
Зверніть увагу, що відповідальність за правильність ведення бухобліку, нарахування та сплату податкових платежів несе керівник компанії. Тому його спроба економії на придбанні програм може стати причиною донарахувань великих сум, розмір яких набагато перевищує ціну додатки для бухгалтера.
Як знизити витрати
Для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві можна користуватися спеціальним програмним забезпеченням. Однак в цьому випадку, крім покупки самого ПО, потрібно придбати відповідні комп'ютери, сервери, обладнати робоче місце, навчити працівників і стежити за технічним станом IT-інфраструктури.
Більш ефективний спосіб організації бухгалтерського обліку - передача цих функцій сторонньої компанії на умовах аутсорсингу. В цьому випадку ви не турбуєтеся за організацію обліку і не контролюєте його правильність. Ці завдання вирішує аутсорсингова компанія, вона несе матеріальну відповідальність за достовірність інформації, внесених даних.
Компанія «Мегаконсалт» пропонує послуги з ведення бухобліку для невеликих, середніх і великих компаній. У нас є спеціалізоване ПО і кваліфіковані фахівці, які зможуть відобразити в обліку найбільш складні операції незалежно від сфери вашої діяльності.
Для оформлення заявки і отримання консультацій з питання організації бухобліку звертайтеся до наших менеджерів за вказаною на сайті телефону.
- 0000-00-00
- 0 відгуків
- 2589
